Sin embargo, para deducir los gastos de viaje, debe demostrar que el gasto tiene un propósito de negocios y es ordinario y necesario para el negocio.

Los gastos de viaje que tienen un propósito de negocios incluyen:

– Reunirse con clientes/prospectos/vendedores que residen en un lugar diferente;

– Buscar propiedades de inversión;

– Reunión con socios comerciales, tanto actuales como potenciales; y

– Celebración de reuniones anuales de accionistas (normalmente celebradas junto con una reunión anual de la junta directiva).

La frase “ordinaria y necesaria” generalmente se define como “en el curso ordinario de los negocios” y que “el gasto contribuirá al éxito del negocio”.

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Si un contribuyente viaja a un destino y mientras se encuentra en él realiza actividades tanto comerciales como personales, los gastos de viaje hacia y desde el destino son deducibles sólo si el viaje está relacionado principalmente con el comercio o la empresa del contribuyente.

Si el viaje es principalmente de carácter personal, los gastos de viaje de ida y vuelta al lugar de destino no son deducibles aunque el contribuyente realice actividades comerciales mientras se encuentre en dicho lugar. Los gastos en el lugar de destino que estén directamente relacionados con la actividad comercial o empresarial del contribuyente son deducibles aunque los gastos de viaje de ida y vuelta al lugar de destino no sean deducibles.

El hecho de que un viaje esté relacionado principalmente con el negocio o sea personal depende de los hechos y circunstancias de cada caso. La cantidad de tiempo durante el período del viaje que se dedica a la actividad personal en comparación con el tiempo dedicado a los negocios es un factor importante para determinar la deducibilidad de los gastos de viaje. Por lo general, si se realizan negocios más del 50% del tiempo en un día laborable de ocho horas, el gasto de viaje es deducible.

Los gastos de viaje realizados en nombre del cónyuge, de un dependiente o de otra persona que acompañe al contribuyente no son deducibles. Sin embargo, si el cónyuge, dependiente u otro individuo es un empleado del contribuyente o existe un propósito de negocios de buena fe, entonces el gasto de viaje es deducible.

Los gastos de viaje en un crucero no suelen ser deducibles. No se permiten deducciones por gastos de crucero para reuniones relacionadas con inversiones personales, causas políticas u otros propósitos.

Aspectos fiscales de los viáticos

Existen restricciones adicionales relacionadas con los viajes en crucero. Por ejemplo, hay un límite de $2.000 anuales para las convenciones de cruceros y debe adjuntar una declaración escrita a su declaración de impuestos que incluya ciertos hechos sobre la convención.

Normalmente, los gastos requieren una simple documentación como un recibo. Sin embargo, los gastos de viaje requieren documentación adicional. Si el IRS encuentra que el contribuyente no tiene suficiente documentación, el gasto no será deducible. El contribuyente debe documentar la cantidad, el tiempo, el lugar y el propósito comercial del gasto de viaje.

La documentación suficiente de un gasto comercial incluye recibos, cheques cancelados o facturas. Aunque no se requiere un registro contemporáneo, normalmente recomendamos que nuestros clientes mantengan un itinerario del viaje de negocios que enumere todas las actividades de negocios como documentación del gasto de viaje. El registro debe enumerar todos los elementos del gasto (por ejemplo, la cantidad, el tiempo, el lugar y el propósito), ya que esto tiene una gran credibilidad ante el IRS. Por lo general, no se requieren pruebas documentales, como recibos o facturas pagadas, para los gastos inferiores a 75 dólares. Sin embargo, el IRS ha dictaminado que todos los gastos de alojamiento deben ser documentados.

El contribuyente puede deducir una asignación estándar establecida por el gobierno federal. Esto se denomina deducción por día. En lugar de los recibos, el contribuyente deducirá las dietas. Las deducciones de gastos de viaje por día no están permitidas para los propietarios.

Buenas noticias para aquellos que odian llevar la cuenta de todos esos molestos recibos cuando viajan. El IRS le permitirá deducir sus comidas y gastos incidentales para viajes fuera de casa incluso sin recibos. Este es su programa de subsidios por día.